Kun Paavi Benedict pyysi Giottoa todistamaan arvonsa taitelijana, piirsi Giotto täydellisen ympyrän vapaalla kädellä. Täydellisyys, se on erittäin voimakas viesti. ”Jos teen jotain, teen sen sitten kunnolla” on motto, jonka perin isältäni. Toki on hienoa tehdä täydellistä jälkeä esimerkiksi palauttaa raportti, jossa ei ole yhtäkään virhettä; tehdä työ, josta ei löydy yhtäkään huomautettavaa; toimia täysin sääntöjen ja protokollien mukaan, ettei löydy mitään mistä joku saisi sinut kiinni virheestä; tehdä töitä ja dokumentoida kaikki siten, että kysyttäessä voit aina vain vastata ”paikallaan, katso työtilasta”.
En kuitenkaan aio kirjoittaa tuonkaltaisesta täydellisyydestä vaan enemmänkin siitä, että kun hoitaa homman, niin hoitaa sen loppuun asti. Sekin on täydellisyyden muoto; täydellistä suorittamista – tehdä asia siten, että se tulee kerralla valmiiksi. Moni tuntee minut ja tietää, että pystyn yhden päivän aikana tekemään paljon asioita. Yksi syy on nopeus, mutta suurin syy on kuitenkin se, että minkä teen, teen sen loppuun asti. Jos teen ruokaa, niin tiskaan jokaisen ruoanlaittovälineen heti käytön jälkeen (kuten huippukokit suosittelevat) ja kun lopetan, niin keittiö on siisti ja ruoka valmista. Samaa periaatetta kannattaa käyttää kaikkeen mitä tekee. Jos tehdessä jotain pitäisi selvittää ja nähdä vähän vaivaa, moni usein jättää sen homman myöhemmäksi ”palataan tähän myöhemmin”. Tekemällä näin, saat monta epävalmista asiaa ja se näyttää enemmän sotkulta kuin valmiilta.
Edellisen kuvauksen kaltaiselle toiminnalle on myös vastakohta, se on viimeistely. Viimeistely tarkoittaa sitä, että työ tehdään loppuun asti. Joskus se tarkoittaa suurenmoista pilkunnussimista, mutta useimmiten käytännössä kaikessa yksinkertaisuudessaan se tarkoittaa, ETTÄ TYÖ TEHDÄÄN LOPPUUN ASTI. Työn loppuun asti tekeminen tarkoittaa, että se on valmis ja kaikki siihen liittyvät osatyöt kuten siivous, ilmoittaminen/kuittaus työn valmistumisesta ja dokumentointi tehdään kaikki osana itse työtehtävää. Sitä on käytännön viimeistely ja se usein unohtuu monelta. Nykyään ihmiset esittävät tyhmää mieluummin kuin myöntävät olevansa laiskoja. Moni tehtävä tehdään rimaa hipoen ja kaikki osatyöt jätetään tekemättä.
Tekemällä asiat loppuun asti, saa paljon aikaiseksi. Kolme täysin valmista asiaa on enemmän kuin 8 kesken olevaa asiaa – ihan siitä yksinkertaisesta syystä, että ne ovat valmiita. Olen kirjoittanut aiemmin projektimalli scrumista. Siinä ideana on toimittaa jokaisen työskentelysyklin (1-3 viikkoa) jälkeen valmis tuote, jonka voisi semmoisenaan toimittaa asiakkaalle. Kun yhdessä syklissä tehdään eri osa-alueita tai osiota, niin jokainen niistä tehdään loppuun asti ennen kuin aloitetaan seuraava. Voitte kuvitella kuinka kusin hunajaa tutustuessani tähän projektimalliin. Sehän oli minulle graalin malja, jota suojella ja jota vaalia viimeisenä ritarina (lue: tein siitä MBA-tutkinnon lopputyön). Tämän mallin avulla orientoidutaan tekemään mitä ikinä tehdään, pienissä osissa, aina valmiiksi asti.
Scrumin liitännäisinä kulkee määritelmä Definition of Done (DOD), se määrittelee milloin jokin on valmis. Riippuen projektista siihen määritellään juurikin nuo tehtävän osatyöt. IT-maailmassa se tarkoittaa moduulin koodaamisen jälkeen yleensä sen dokumentoimista, testaamista (tai testisuunnitelman alun luomista testaajalle), koodien sisäänkirjaamista jne. Yksi tärkein näistä on tuo dokumentointi. Tarkoituksen on, että meillä on aina ajantasainen dokumentaatio. Dokumentointi yleensä jää, nyt sitä ikävää hommaa tehdään pieni pala koko ajan ja meillä on koko ajan valmis dokumentaatio. Dokumentaation taso ja kelle se on suunnattu on toinen asia, mutta että se on olemassa jo.
Viimeistelemällä kaikki työt mitä tekee, lopulta huomaa olevansa tehnyt paljon ja vapa-aikaa ilmaantuu lisää. Useimmiten monen asian aloittaminen ja kesken jättäminen vain kerryttää henkistä kuormaa, kun on ”niin monta asiaa mitkä pitää vielä tehdä”. Toinen nimitys tuolle on tulipalojen sammuttaminen. Jättämällä asioita kesken, niiden suorittaminen erääntyy kuitenkin joskus. Pian ollaan tilanteessa, jossa huomiseksi on aina jokin deadline ja sitä varten täytyy tehdä työtä stressinalaisena hampaat irvessä. Jakamalla tehtävät asiat pieniin osa-alueisiin ja tekemällä yhden asian aina loppuun asti, sitä saa aikaiseksi. Jos tuntuu raskaalta tehdä monta asiaa päivässä, niin sopii sitten itsensä kanssa, että tekee vain yhden asian päivässä. Joinakin päivinä se on isompi asia ja toisina pienempi. Joka päivä tulee kuitenkin yksi asia valmiiksi ja siitä nousee myös hyvänolon tunne, ”minä onnistuin”.
Viimeistely ja scrumin teoria varmasti kuulostaa aivan järkeenkäyvältä ja itsestään selvästä. Tottahan toki se on, mutta kyseisen tiedon soveltaminen käytäntöön ja jokapäiväiseen elämään on hankalampaa. Se ei ala huomenna vaan se alkaa tänään ja nyt. Aloita pienistä asloista, ala viimeistelemään. Käytän metodia ja mottoa työssäni, käytin sitä nuorkauppakamarissa eri viroissa ja olen käyttänyt sitä meneillä olevassa taloprojektissa. Jos jättää asioita huomiseen, ne tuppaantuvat unohtua ja kasaantua. Tekemällä asiat heti tai heti kun on vapaa hetki, ne voi tehdä rauhassa ilman stressiä murehtimatta deadlinesta.
Viimeistely on hieno taito – vain äärimmäisen monimutkaisissa tai taiteenomaisissa asioissa kannattaa viimeistellä pitkään, harkitusti ja nukkua yö tai pari ennen lopetusta. Arkisissa asioissa ennemmin on myöhemmin. Ei tarvitse tavoitella huippulaatua, jos lopputulos on toimiva. Se, että tehtävä tulee tehtyä ajallaan, on mielestäni täydellistä suorittamista. Laadullinen täydellisyys on eri asia, suorituksen täydellisyys on se, että tehtävä osatehtävineen tulee valmiiksi ajallaan. Lähemmäs täydellisyyttä pääsee, kun suorittaa tehtävän ennen aikojaan. Sitä on mielestäni viimeistelyn taito, se on taito saattaa asioita valmiiksi ja siirtyä seuraavaan haasteeseen.